Pályázat beadásának menete

Last modified: 28. November 2023

A projektötlet jelzése az Egyetem által fenntartott és a Pályázatkezelési és Innovációmenedzsment Igazgatóság (Igazgatóság) üzemeltetésében lévő Tudástár felületen történik, az ENYA rendszerben, Pályázat Kezdeményező Adatlap kitöltésével, a pályázat benyújtására nyitva álló határidő figyelembevételével.

Projektötlet felmerülése esetén a lehetséges pályázati lehetőségekről vagy már nyitott pályázati felhívásokról előzetes egyeztetést ajánlunk, melyben segítséget nyújt:

-    Hazai pályázatok: Komonyi Lajos (komonyi.lajos@uni-mate.hu; +36 30 153 77 33)
-    Nemzetközi pályázatok: Kocsis-Kiss Mónika (kocsis-kiss.monika@uni-mate.hu; +36 30 132 9263)

A Tudástár rögzítési felület módosítása is megtörtént, összhangban az Egyetem pályázatkezelési szabályzataival, valamint további változás, hogy a rögzített projektötletek elektronikus jóváhagyási folyamaton mennek keresztül, így nincs szükség az adatlapok nyomtatására és személyes aláírására!
A felület módosításánál a könnyebb kezelésre, kitöltésre és információ átadásra törekedtünk, további módosítások a felületen:

- Szervezeti egységek és témafelelősök legördülő menüből történő kiválasztása.
- A Tudástár felület nem igényel külön regisztrációt, a felületre a MATE azonosító és jelszóval történő egyszeri belépésnél automatikusan regisztrálja a felhasználót.
- A pályázat indítás során lehetőség van az űrlap beküldés nélküli mentésére, minimális adatok megadásával.
- A pályázatok engedélyezése elektronikus workflow szerint történik, a pályázati ötlet bármelyik döntési szintről visszaadható a rögzítő számára.
- Az engedélyezési folyamat előrehaladása nyomon követhető.

Az előkészített projekttervet jóváhagyja:
•    a Igazgatóság munkatársa,
•    a szakmai felelős,
•    az érintett intézetigazgató(k),
•    az érintett campus-főigazgató(k),
•    a Koordinációs Főigazgató,
•    a Gazdasági Főigazgató,
•    a Tudományos Rektorhelyettes és
•    a Rektor.

A pályázat szakmai, tartalmi előkészítése a szakmai felelős feladata, a kidolgozásban szükség esetén az Igazgatóság munkatársai segítséget nyújtanak, különösen a benyújtandó dokumentumok elkészítésében, aláíratásában, de a pályázat megírásában és annak rögzítésében is támogatást adnak.
Az Igazgatóság a nyertes pályázatok szerződéskötési folyamatát támogatja, a megvalósítás megkezdéséhez szükséges egyetemi adminisztrációs folyamatot lebonyolítja.

Hazai pályázatok benyújtásának menete:

 

1. Projektötlet feltöltése a Tudástárba
2. Projektötlet jóváhagyása a Tudástár felületén
3. Pályázati típustól függően az Igazgatóság időben történő tájékoztatása a pályázat benyújtását illetően (ki írja és nyújtja be a pályázatot, milyen segítség szükségeltetik a benyújtáshoz, milyen dokumentációra van szükség az Egyetem részéről stb)
4. Beküldés megelőzően a végleges munkaanyag elküldése az Igazgatóság részére jóváhagyás céljából,
5. Beküldött végleges teljes pályázati anyag elküldése valamint az érintett felületen a matepalyazat@uni-mate.hu e-mail cím hozzárendelés a felülethez szerkesztői jogosultsággal.

 

Hazai nyertes pályázatok protokollja:

 

1. Az adott felületen a pályázathoz rendelt referenst hozzá kell rendeltetni a felülethez.
2. Szerződés tervezeteket meg kell küldeni az Igazgatóság részére jóváhagyásra.
3. Jóváhagyást és szerződés aláírást követően a referenssel az alábbi munkafolyamok elindítása szükségeltetik a projektben a projekt megkezdéséhez (a felsorolás nem teljeskörű, pályázattól függőek):

• Pénzügyi központ (PÜK) nyitása
• Likviditási terv készítése
• Előleg lehívás
• HR terv kidolgozás és jóváhagyása
• Beszerzések indítása
• Kommunikációs csomag elindítása (nyitórendezvény, sajtóközlemény, stb)

 

Nemzetközi pályázatok benyújtásának menete:

1. Projektötlet feltöltése a Tudástárba
2. Projektötlet jóváhagyása a Tudástár felületén
3. Nemzetközi Projektek Osztály feladata kiszűrni az azonos típusú pályázat beadási ötleteket, figyelve, hogy ne kerüljön ugyanazon  kiírásra több pályázatbeadás különböző intézetektől ügyelve a nyerési arányok csökkenésére
4. Beadott teljes pályázati anyag elküldése (nemzetközi pályázat esetén közvetlenül a Nemzetközi Projektek Osztályának: kocsis-kiss.monika@uni-mate.hu)
5. Minden Horizon Europe pályázat beadás esetében a Funding and Tenders portál felületen a LEAR hozzáadása mint participant contact kötelező (MATE LEAR: Kocsis-Kiss Mónika, kocsis-kiss.monika@uni-mate.hu)

 

Nemzetközi nyertes pályázatok protokollja:

1. Az adott felületen a pályázati referenset hozzá kell rendeltetni a konzorciumvezető által mint participant contact.
2. Szerződés tervezeteket meg kell küldeni a Nemzetközi Projektek Osztályának aki továbbítja előzetes áttekintésre a Jogi Osztálynak a szerződés@uni-mate.hu
3. Jogi Osztály  jóváhagyása után elindul az aláírattatási folyamat.
4. Aláírt szerződést a Nemzetközi Projektek Osztály eljuttatja elektronikus és postai úton a koordinátorhoz.
5. PÜK indítás
6. Devizaszámla hozzárendelés történik és amennyiben szükséges projektenként devizaszámlanyitást kezdeményezünk.
7. HR terv kidolgozása történik
8. Folyamatos monitoringozás, elszámolások előkészítése szorosan egyeztetve a témavezetőkkel